Como fazer sua primeira planilha no Excel

Resumo: Aprenda, passo a passo, como criar sua primeira planilha no Excel

O Excel foi criado pela Microsoft e é um dos programas incluídos no pacote Office, junto com o Word, Access, Power Point e outros.

É muito utilizado em diversas áreas das empresas como: Financeiro, RH e Planejamento.

Além disso, também é muito utilizado em casos pessoais para organizar informações e controlar finanças pessoais, por exemplo.

Nos dias atuais, vivemos na era dos “apps” (aplicativos para web, smartphones e tablets). E isso certamente reduziu a fatia que o Excel ocupava entre os usuários.

É comum saber de pessoas que pararam de fazer controles financeiros no Excel para usar algum aplicativo focado no assunto. O mesmo para relatórios, formulários e controles de estoque.

De qualquer forma, o Excel continua sendo um grande programa e tem recebido atualizações importantes para se manter no mercado. Se você está lendo esse texto, é porque está precisando utilizar a ferramenta, não é mesmo?

Aqui nesse texto vou mostrar, passo a passo, como você pode criar sua primeira planilha no Excel.

1. Como Instalar

Se você já tem o Excel instalado em seu computador, pode ir para o próximo item do artigo.

O Excel não é um programa gratuito e por isso é necessário adquirir uma licença original caso queira usá-lo.

Sabemos que de uma forma ou outra as pessoas conseguem burlar essa exigência e obter uma cópia ilegal do programa, mas aqui nesse artigo vamos abordar apenas a maneira legal.

Se a partir de agora vai usar o programa com muita frequência, recomendo que faça o investimento e adquira uma licença original.

1.1 Assinatura online com pagamentos mensais

Essa forma não é a mais econômica, mas é a mais flexível. É possível fazer tudo online, desde o pagamento, instalação do programa e cancelamento.

Algumas opções disponíveis são:

  • Office 365 Personal:
    • Ideal para 1 pessoa
    • R$ 239/ano (equivalente a R$ 19,91/mês) no pagamento à vista
    • R$ 24/mês se desejar pagar por mês e poder cancelar a qualquer momento
    • Inclui: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher e Access
    • 1TB de armazenamento no OneDrive (isso é muito bom)
    • 30 minutos/mês para falar no Skype
    • → Foi esse o plano que usei durante um tempo
  • Office 365 Home:
    • Oferece 1 mês gratuito de teste
    • Ideal para família pois fornece 5 licenças
    • R$ 299/ano (equivalente a R$ 24,91/mês) no pagamento à vista
    • R$ 29/mês se desejar pagar por mês e poder cancelar a qualquer momento
    • Inclui: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher e Access
    • 1TB de armazenamento no OneDrive (isso é muito bom)
    • 30 minutos/mês para falar no Skype
  • Office 365 Student:
    • Gratuito para estudantes e professores
    • Inclui: Excel, Word, PowerPoint, OneNote
    • → Não conheço pois nunca utilizei essa versão. Se for a sua situação, veja no link os requisitos para uso.

1.2 Comprando a licença “física”

Também é possível comprar a licença física, que é um papel que recebe em casa com a chave para liberação do programa, do pacote Personal ou Home.

Atualmente essa é a forma que utilizo. As desvantagens da falta de pagamentos mensais e cancelamento são compensadas pelo preço final, que é muito menor.

Por exemplo, aqui nesse link é possível comprar a licença Home por R$ 130. É o mesmo que R$ 10,83 por mês para 5 licenças. Se você dividir isso com pessoas da sua família, fica menos ainda para cada um.

Essa é a maneira que prefiro e indico.

1.3 Alternativas gratuitas

Se você não pode ou não quer gastar dinheiro com isso agora, existem algumas alternativas gratuitas.

Uma das opções mais conhecidas é o LibreOffice, um pacote Office gratuito parecido com o da Microsoft.

Uma outra opção não tão conhecida mas que na minha opinião é melhor, é o WPS. Eu o utilizo quando estou usando Linux e tenho que dizer que é muito bom e parecido com o Excel.

De qualquer forma, fica o aviso de que nenhum programa consegue substituir o Microsoft Excel por completo.

2. Conhecendo o Excel

Essa parte é importante, pois estamos falando da base de conhecimento da ferramenta.

2.1 Criando uma planilha

Na tela inicial temos as seguintes opções:

  1. Planilhas usadas recentemente
  2. Criar uma planilha em branco
  3. Planilhas prontas

Vamos usar a opção “2”, “Pasta de trabalho em branco”, para iniciar e criar uma planilha desde o começo.

2.2 Primeiro contato

À primeira vista, a quantidade enorme de opções na barra superior pode assustar:

Realmente são muitas opções, mas, pense pelo lado bom: daqui algum tempo, quando estiver bom no Excel, vai ter diversos recursos disponíveis para facilitar sua vida.

Não tente conhecer todos os recursos de uma vez. Vamos usá-los aos poucos, assim que surgir a necessidade.

2.3 Células

Perceba que na planilha temos:

  • Colunas: cada uma identificada por uma letra (A, B, C…)
  • Linhas: cada uma identificada por um número (1, 2, 3…)

A intersecção das colunas com as linhas formam um espaço, conhecido como célula. Nesse espaço podemos colocar um texto, um número ou uma fórmula.

Para colocar um valor dentro de uma célula, basta selecionar e começar a digitar. Você pode selecionar a célula clicando com o mouse ou andando com a seleção usando as setas do teclado:

Podemos alterar a largura da coluna ou o altura da linha sempre que necessário:

Cada célula é identificada da seguinte forma: [COLUNA][LINHA].

Por exemplo, a célula que está na coluna “B” e na linha “2” é identificada pela referência “B2“:

Para você sentir um pouco do que o Excel pode fazer, vamos usar um exemplo. Vamos supor que você queira multiplicar o valor que está na célula “B2” por 3.

Podemos fazer o seguinte: =B2*3. E, se alterarmos o valor da célula “B2”, o cálculo automaticamente é atualizado:

Esse é o grande poder do Excel: organizar valores, fazer cálculos com referência e calcular a planilha inteira automaticamente quando um valor é alterado.

3. Fórmulas

Após aprender a preencher valores simples, o próximo passo é aprender a utilizar fórmulas.

As fórmulas executam funções e cálculos complexos de uma forma simples para nós.

3.1 Lista completa de fórmulas

O Excel conta com uma quantidade enorme de fórmulas. Você pode ver a lista completa da seguinte forma:

  1. Clicando no ícone “fx”.
  2. Escolhendo a opção “Tudo” (aqui você consegue visualizar fórmulas separadas por categoria).
  3. As fórmulas estarão nessa lista. Mais abaixo, a explicação da fórmula.

3.2 Como inserir uma fórmula em uma célula

É possível aproveitar a opção do passo acima para inserir uma fórmula.

Basta encontrá-la na lista, clicar em OK e em seguida vai aparecer uma tela para que algumas opções sejam preenchidas:

Uma outra forma é digitando a fórmula diretamente na célula. Para isso, precisamos usar o sinal “=” no começo de tudo, indicando ao Excel que ele deve executar o conteúdo da célula.

Caso não tenha entendido a função do sinal “=”, veja:

  • Vamos supor que queremos multiplicar o valor que está na célula B1 pelo valor da célula B2
  • Se inserirmos o seguinte valor “B1*B2” em uma célula, o resultado será: “B1*B2”
  • Mas se inserimos “=B1*B2“, o Excel vai executar essa multiplicação, buscando o valor de cada célula e multiplicando

Veja um exemplo:

Veja qual maneira (pela lista de fórmulas ou direto na célula) prefere. No começo eu utilizava a lista e agora faço sempre direto na célula.

3.3 Entendendo como uma fórmula funciona

Mais importante do que saber 1 fórmula, é entender como as fórmulas do Excel funcionam.

Todas as fórmulas têm:

  • Nome (ex: SOMA, CONT.VALORES, MÉDIA)
  • Parâmetros obrigatórios (informações que precisamos informar para a fórmula funcionar)
  • Parâmetros opcionais (informações que, se desejarmos, podemos informar para mudar o comportamento da fórmula)

Observação: os parâmetros são separados por “;” (ponto e vírgula)

Vamos para um exemplo prático, usando uma fórmula famosa do Excel: PROCV.

Como falei, não é importante saber essa única fórmula no momento. O importante é entendermos como funciona. Por isso não se preocupe se não a conhece.

Essa fórmula precisa de alguns parâmetros para funcionar.

O bom do Excel é que ele nos indica tudo o que cada fórmula precisa, basta digitar “=PROCV(” que a ajuda aparece:

  1. valor_procurado
  2. matriz_tabela
  3. núm_índice_coluna
  4. [procurar_intervalo]

Isso quer dizer que: para usar uma fórmula, usamos “=NOME_DA_FÓRMULA(parâmetro_1; parâmetro_2; …)“.

Cada fórmula precisa de parâmetros diferentes. Esses “[]“, no item 4, indicam os parâmetros opcionais.

No caso da PROCV, ela aceita 4 parâmetros. Os 3 primeiros são obrigatórios e, o último (procurar_intervalo), é opcional.

Vejamos outra fórmula, por exemplo, a CONT.SE:

  1. intervalo
  2. critérios

Ou seja, a fórmula CONT.SE pede 2 parâmetros obrigatórios.

O que você precisa fazer, aos poucos, é ir aprendendo as fórmulas que vão resolver os problemas das planilhas.

3.4 Usando uma fórmula

Agora que já sabemos como inserir fórmulas e como elas funcionam, vamos fazer na prática.

Vamos começar com uma simples, a SOMA.

O primeiro passo é verificar os parâmetros exigidos:

  1. núm1 (ou seja, “número 1″, um número obrigatório que será somado)”
  2. [núm2] (“número 2”, opcional, para também entrar na soma)
  3. (com esses “…” o Excel indica que vários outros números podem ser informados para entrar na soma)

Talvez seja um pouco confuso nesse momento, mas, com a prática você vai entender tudo isso.

Vamos então somar os números que temos nas células B1, B2 e B3:

Fácil? 🙂

4. Formatação

Após inserir os valores e fórmulas, é legal formatar a planilha para melhorar a visualização.

A formatação é simples, você só precisa saber as opções que o Excel oferece. Para isso, nada melhor do que testar e observar o resultado:

Salvar a Planilha

Agora é só salvar a planilha indo na opção “Arquivo → Salvar“.

Algumas dicas úteis:

  • Quando estiver fazendo uma planilha muito complicada, tenha o costume de salvar o arquivo regularmente. Vai que acontece uma queda de energia ou algo assim… (e costuma acontecer nos piores momentos!).
  • Quando for alterar uma planilha pronta, tenha o costume de salvar uma cópia ANTES de fazer qualquer alteração. Assim você fica protegido caso faça alguma alteração errada (e a chance de isso acontecer é grande, experiência própria!).

6. Próximos Passos

Agora que você já sabe o básico, vou deixar alguns conselhos para avançar o nível.

6.1 Praticar

Você precisa praticar o máximo possível, pensar, quebrar a cabeça e resolver problemas reais.

Encontre um problema e crie uma planilha para isso. Por exemplo:

  • Planilha para controlar seus gastos
  • Planilha para anotar seus jogos, gols e assistências no futebol
  • Planilha para calcular quantidades de ingredientes em receitas
  • Planilha para algum controle importante na empresa onde trabalha
  • Planilha para gerar números aleatórios para loterias

Algo do tipo. O importante é praticar com algo que tenha interesse.

6.2 Fórmulas

Não tente aprender todas as fórmulas de uma só vez. Vá aprendendo aos poucos.

É difícil aprender algo quando não há necessidade de usar.

Quando precisar de uma fórmula, pesquise e aprenda.

Quando não precisar, pode pegar alguma que pareça “famosa” e útil e tentar aprender. Vou dar algumas sugestões de fórmulas muito utilizadas:

6.3 Gráficos

Algo que não comentamos aqui e é útil para visualizar e apresentar informações são os gráficos.

Os gráficos, assim como as fórmulas, têm a sua lógica. Entendendo ela, fica mais fácil usar os diferentes tipos existentes.

Não vou abordar os gráficos nesse texto, então fica a sugestão de conteúdo para que você pesquise no Google/YouTube.

6.4 Recursos do Excel

Outros recursos importantes são:

  • Validação de Dados (fácil)
  • Configuração de Impressão (fácil)
  • Filtro (fácil)
  • Classificar (fácil)
  • Formatação Condicional (médio)
  • Tabela Dinâmica (médio/difícil)
  • Filtro Avançado (médio/difícil)

6.5 Macros

Depois que o Excel estiver no seu dia a dia, irá perceber que existem algumas tarefas que são repetitivas.

Por exemplo, no meu primeiro emprego com Excel, eu tinha uma rotina pela manhã:

  1. Abria uma planilha com informações geradas pelo TI
  2. Adicionava “0” (zero) no ínicio de todos os valores de uma coluna
  3. Apagava linhas em branco
  4. Copiava 3 colunas e colava em outra planilha
  5. Criava uma cópia da outra planilha
  6. Enviava por e-mail

No ínicio era muito legal fazer isso, principalmente porque eu estava muito feliz pelo novo cargo. Mas depois de 1 mês essa rotina já não era legal.

Por causa disso fui atrás das Macros. Elas são instruções (programadas em uma linguagem chamada VBA) que damos para o Excel para executar.

Aquela minha rotina de 6 passos, que levava cerca de 30 minutos, era feita automaticamente em 20 segundos com as Macros.

Se você sabe (ou quer aprender) a programar e quer automatizar o seu trabalho, estude sobre Macros.

6.6 Livros

Hoje, com o Google, sites e principalmente o YouTube, eu sinceramente não recomendo livros para aprender Excel.

Recomendo fortemente o YouTube. Faça uma pesquisa e veja a quantidade de resultados que encontra.

E isso leva ao próximo passo…

6.7 O meu canal de Excel no YouTube

Eu produzo vídeos ensinando algo interessante sobre Excel lá no meu canal.

Se você gostou desse texto, talvez goste também dos meus vídeos: YouTube → Fórmula Excel

Vou deixar alguns vídeos que acho interessantes para quem está começando:

Bons estudos.

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Tutoriais

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